Oficio
Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:
Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
Lugar (puede ser opcional)
Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
Firma.- Se escribe la rubrica a mano del responsable o responsables.
Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.
Memorándum
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).
Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:
- Nombre(s) de a quien se dirige
- Nombre(s) del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito redactado brevemente.
- Firma(s)
Circular
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.
.Características que debe reunir una circular
- Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
- Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
- Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.
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